Как организовать свое время и начать работать эффективно?

Ваше рабочее место должно быть заполнено только теми вещами, которые необходимы вам непосредственно для работы. Вы должны избавиться от негативных эмоций и мыслей и дать возможность мозгу действовать эффективно. Секретарь — это еще коммуникация в полной смысле.

Продумайте и внедрите свою систему организации и хранения документов (в интернете предлагаются разные варианты, вам остается только выбрать и модифицировать немного). Поверьте, это стоит сделать — в будущем временные затраты окупятся сторицей. Если вы не можете проработать систему прямо сейчас — запланируйте на ближайшее время. Используйте обычные напоминания в дополнение к ежедневнику, чтобы не забывать о важных задачах или сроках. Расклеивайте стикеры или установите голосовые или текстовые оповещения на мобильном телефоне на определенное время, чтобы напоминать себе о задаче или встрече.

Факторы влияния на эффективное использование времени

Нельзя слепо следовать составленным спискам. Ведь иногда выполнение задачи больше никому не нужно. То, что вчера было делом десятой важности, как эффективно организовать рабочее время завтра станет «горячей» задачей. Дэвид Аллен заметил, что человеческий мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем хранит ее.

Между тем давно известно, что количество проведенного на работе времени не всегда влияет на результативность труда. Настоящая эффективность невозможна, если время не организовано должным образом. При этом его организация должна основываться на главных задачах субъекта деятельности. Поэтому важное правило – записывайте свои цели.

Вам кажется, что технологии, которыми пользуется ваша команда, стоило бы улучшить? Потратьте время на разговор с участниками команды и выясните, нет ли в вашем наборе такого инструмента, который лишь замедляет рабочий процесс. Конечно, мы не предлагаем вам отменить все командные совещания, чтобы высвободить лишний час рабочего времени.

Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. Иными словами, планирование каждого дня – полезная вещь. Оно же позволяет правильно расставить приоритеты. Это позволит сразу отмечать малоэффективные дела. Каждый вечер тратьте некоторое время на то, чтобы спланировать дела следующего дня.

Если мысль не будет перенесена на бумагу, она будет утеряна. В результате появляется состояние стресса и подавленности. Нужно время, чтобы определить свои энергетические пики.

Получайте новую статью каждую неделю

Успех каждого менеджера от самого низшего до самого высокого уровня зависит во многом от того, как он распоряжается своим самым ценным достоянием – временем. Человеческий мозг не может работать в аварийном режиме без перерывов на отдых. Внимание способно отвлекаться от текущих моментов в работе даже без нашего ведома. Для долгосрочного и краткосрочного планирования можно использовать один из электронных инструментов либо завести бумажный блокнот и внедрить систему «Быстрых записей». Чтобы организовать свой день по методу Франклина, нужно определиться с фундаментальными жизненными принципами, поставить глобальную цель и составить план по её достижению.

• После того как вы выясните, что вы делаете каждый день и сколько времени вы тратите на это, запишите данные в тетрадь.
• Как правильно и эффективно организовать рабочее время?
• Оставшуюся часть дня можно посвятить любой текущей работе.
• Как известно, шутка это гимнастика для ума.
• Обговорите со своим ребенком, какие у него могут быть дела.
• Также вас могут отвлекать вкладки, касающиеся старых проектов или историй поиска, не относящиеся к текущей работе.

После этого полученные данные можно использовать, планируя свой рабочий день. Очередь литеры «В» наступает после решения задач второй группы. Ну и дела, попавшие в списки «Г» и «Д», можно делегировать подчиненным сотрудникам или вовсе отказаться от их выполнения. По этому методу задачи распределяются на 5 категорий в соответствии с их значимостью.

Возможно, то, к чему вы движетесь, не является тем, чего бы вам хотелось достичь в этой жизни, а чем-то навязанным извне (родителями, начальником, партнером, социумом). В таком случае, стоит найти свои истинные желания и вписать социальные цели в свои или просто отказаться от выполнения не нужной вам деятельности. Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость.

Отводите время для глубокой проработки задач.

Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже всё решило. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой уже никакой.

Стройте свой день так, чтобы 20% времени занимали наиболее сложные и важные дела. Иными словами, если вам необходимо провести деловую встречу, то нужно выбрать день, время, продолжительность https://deveducation.com/ и строго следовать намеченному. Оставшуюся часть дня можно посвятить любой текущей работе. Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок.

GTD — альтернатива тайм-менеджменту

Для этого в тайм-менеджементе (так называется отрасль науки по тому, как организовать свое время) принято выделать три вида целей. Это долгосрочные цели, среднесрочные цели и краткосрочные цели. В целом вся разница лишь в том, на каком этапе вы решаете их осуществить. Умом понимаю, что надо делать дела, завела список (большой и подробный). Осталось только следовать этому списку и выполнять все по порядку, но НЕ МОГУ ВЗЯТЬ СЕБЯ В РУКИ!!! Все откладываю на потом, думаю «А, это сделать легко и быстро, это можно и позже, всегда успею» — но ничего не делаю!

Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить. Итак, есть понимание, что нормированность и ненормированность рабочего дня — это вопрос не столько внешней, сколько внутренней дисциплины отношения ко времени и планированию.

Тем не менее, совещания могут стать «поглотителями» времени и снизить вашу продуктивность. Перед встречей лучше уточнить, важным ли будет совещание и могут ли без вас обойтись. Если ваше присутствие необязательно, скажите начальнику, что проведете это время более эффективно на своем рабочем месте.

При таком подходе, планируя краткосрочные цели, вы ориентируетесь на достижение долгосрочных, и они будут выполняться как бы сами собой. Крайне важно каждый день делать что-то, что будет приближать вас к поставленным целям. Велосипедист в гонке достигает финиша только в том случае, если крутит педали. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать.

Перед началом работы

Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям. Следует отметить, что Тим Феррисс не единственный, кто стремится к продуктивности, работая меньше. Феррисс — противник многозадачности и информационных перегрузок. При одновременном выполнении нескольких дел происходит расфокусировка внимания. В результате производительность не повышается, а падает.

– Помните, что родители – лучший пример для детей. Поэтому, если вы умеете планировать время, распоряжаться им и составлять эффективные списки целей, то ребенок без труда переймет эту систему от вас. Наверняка у вас, как и у меня, порой возникает потребность в 25-ом часе в сутках. Надо только освободить его от псевдо-отдыха и прокрастинации, а часть времени добавить за счет более грамотного управления временем. Всего дополнительный час в день — и ваша ежедневная производительность ощутимо увеличится.

Метод 1

Работники умственного труда, использующие эту технику, имеют все шансы на успех — ведь их работа совпадает с естественными ритмами работы мозга. Как известно, мозг человека способен работать на «полной мощности» около часа, затем идет «снижение оборотов» на минут. Вот некоторые советы, которые помогут быстрее влиться в новый рабочий ритм. Действительно, проблема не в самом восьмичасовом рабочем дне, а в том, как у вас структурировано время.

У нас вы сможете учиться в удобном темпе, делать упор на любимые предметы и общаться со сверстниками по всему миру. Чтобы избежать эмоционального выгорания, можно также записывать свои мысли и чувства. Ведение дневника гораздо эффективнее, чем жалобы всем окружающим. Лучше оставить негативные эмоции на бумаге. Также можно записать проблемы, которые вы не можете решить.

Так же обстоит дело с беспрерывным поглощением информации. Постоянная проверка почты, мессенджеров и соцсетей лишь создаёт ложное ощущение занятости, но не приближает к цели. По мнению Кови, успешные люди крайне редко оказываются в цейтноте, так как быстро расправляются с задачами из категорий 1 и 3 и без жалости жертвуют делами из квадрата 4. При этом 60–80% времени и сил они отводят на решение задач из квадрата 2, потому что именно они являются локомотивом прогресса.